Vroeger deed ik alles uit mijn hoofd. Als ik erop terug kijk, dan snap ik niet hoe ik dat zo lang heb vol gehouden. Het was regelmatig chaos, zowel op mijn bureau als in mijn hoofd. Ik vergat dan ook wel eens wat.

Toen ik, verantwoordelijk werd voor de organisatie en kwaliteit van ruim vijftig opleidingen,  bleek dat mijn uit-het-hoofd-systeem niet langer houdbaar was.  Ondanks het feit dat ik veel uren maakte, was er simpelweg meer werk dan ik af kon krijgen. Ik liet zoveel steken vallen dat ik van diverse collega’s luid en duidelijk te verstaan kreeg dat ik ‘beter moest leren plannen’. Ik had eerlijk gezegd geen idee hoe ik dat moest aanpakken. Ik was ten einde raad en had de moed een beetje opgegeven.

Er is meer werk dan tijd

Er is gewoon veel te veel werk en ik sta voor een onmogelijke opgave! We moeten het werk gewoon anders organiseren!

Ook bij woningcorporaties hoor ik dit geluid tegenwoordig steeds vaker. In de afgelopen jaren is een situatie ontstaan waarbij er vaak meer werk is dan tijd om het allemaal gedaan te krijgen. Bij drukte werden vroeger tijdelijke krachten ingehuurd, maar tegenwoordig zie ik dat de medewerkers de pieken zelf op moeten vangen. Daarbij zijn er veel reorganisaties geweest. Reorganisaties komen er meestal op neer dat hetzelfde werk door minder mensen moet worden uitgevoerd. Reorganisaties zijn ook op zichzelf lastige en drukke periodes. Iedereen moet wennen aan nieuwe taken, nieuwe collega’s en andere werkprocessen, terwijl het werk gewoon door gaat. Vaak laat de organisatie in zo’n periode heel wat steekjes vallen, waardoor het aantal contacten met (ontevreden) huurders alleen maar toe neemt.

Het werk organiseren

Toen duidelijk werd dat mijn organisatie niet ging veranderen, heb ik een aantal tips van mijn collega’s ter harte genomen. Sindsdien is mijn werkorganisatie langzaam maar zeker beter geworden en dat heeft me veel opgeleverd. Ik ben veel productiever, heb meer rust in mijn hoofd en in mijn vrije tijd ben ik veel minder met mijn werk bezig dan vroeger. Hieronder vind je de vier belangrijkste tips:

1.       Maak tijd om het werk te organiseren

‘Ik heb helemaal geen tijd om te plannen!’

Als je in situatie zit waarin er meer werk ligt dan tijd om het af te maken, is de grootste fout die je kunt maken om als een kip zonder kop keihard aan het werk te gaan. Toch is juist dit precies wat de meeste mensen doen. Het plannen en organiseren van je werk, is juist in drukke tijden heel belangrijk. De tijd die je investeert, win je dubbel en dwars terug. Daarbij zorgt een goede werkorganisatie voor grip op de zaak en rust in je hoofd. Neem dus, juist ook in drukke tijden, elke dag minstens één keer de tijd om je werk te organiseren.

2.       Stel de juiste prioriteiten: wat moet nu, wat kan later? En wat helemaal niet?

‘Alles is belangrijk, mijn collega wil ook nu verder!’

In veel organisaties zijn medewerkers veel tijd kwijt aan het beantwoorden van mailtjes en telefoontjes. Als je veel tijd besteed aan telefoon en mail, ben je vooral bezig met de prioriteiten van een ander. Dat is prima als je een medewerker klantenservice bent, maar voor alle andere functies geldt dat het belangrijk is om de tijd die je aan deze taken besteedt, te beperken. Richt je in plaats daarvan op je eigen prioriteiten. Wat zijn jouw drie belangrijkste taken? Op welke resultaten word jij aangestuurd? Zorg dat je dat eerst voor elkaar hebt, de rest kan later. Of helemaal niet!

3.       Maak je hoofd leeg!

‘Oh, toch vergeten die huurder terug te bellen!’

Gebruik je hoofd om na te denken en niet om te onthouden. Je gaat steevast dingen vergeten, die je dan later weer te binnen schieten. Dit vergeten en weer te binnen schieten  is niet alleen vervelend, maar ook erg vermoeiend. Hierdoor gaat je productiviteit omlaag, waardoor je het nog drukker krijgt, je nog meer gaat vergeten en je dus in een vicieuze cirkel terecht komt.

Zorg dus dat je het werk organiseert. Wat je niet hoeft te onthouden, kun je ook niet vergeten. Ontwerp een systeem met bakjes en mapjes, voor zowel je papieren als je computer. Werk met een takenlijst.  In de toolkit vind je een paar voorbeelden van zo´n systeem.

4.       Volhouden!

‘Het heeft toch geen zin.. Als mijn collega’s het niet doen.’

‘Er is simpelweg teveel werk, ik zou niet weten waar ik de tijd vandaan zou moeten halen.’

‘Ik heb al een training time-management gehad. Mijn bureau is inderdaad een chaos, maar in mijn hoofd heb ik de structuur wel.’

Er zijn veel meer mensen die een training timemanagement hebben gevolgd dan mensen die dit blijvend toepassen. Hier zijn vele redenen of eigenlijk smoezen voor.

Ook bij mij is jarenlang een jojo-effect zichtbaar geweest. Ik had mijn zaakjes op orde, liet ze langzaam versloffen, maakte me kwaad, had ze daarna weer op orde, liet ze weer versloffen, etc.

De nul bereiken

Sinds ik het boek: ‘ Getting Things Done ‘, van David Allen heb gelezen, ben ik uit dit patroon gestapt. Ik ben verslaafd geraakt aan wat hij de nul noemt. De nul is de situatie die je bereikt als je je zaakjes op orde hebt. Dit betekent niet dat het werk af is, maar wel dat het werk is georganiseerd en ingepland. Mijn inbox is aan het einde van een werkdag leeg, mijn to-do lijst is bijgewerkt en mijn bureau is opgeruimd. Het is een situatie die ik zo prettig vind, dat ik mijzelf niet toe sta om de zaak weer te laten versloffen. Wil jij ook de nul bereiken? Reageer op dit artikel en ontvang gratis de toolkit: De 0 bereiken (pdf).