In veel organisaties is Druk zijn de norm. Ik weet nog goed hoe ik hierop werd gewezen toen ik pas begon bij een woningcorporatie in de jaren 90. Een collega sprak me aan op de gang: “Harry, je mag hier nooit met lege handen door de gangen lopen. Zorg ervoor dat je altijd een mapje of een dossier onder je arm hebt. Loop altijd in een stevige pas, alsof je haast hebt, en als iemand je groet of vraagt hoe het gaat, dan versnel je je pas nog een beetje en je zegt: “Druk!”

Mijn collega stak uiteraard de draak met de cultuur van Druk zijn binnen de corporatie en terecht!  Ik zie het bij veel corporaties nog altijd volop. Er wordt geen nee gezegd. Niet tegen huurders, niet tegen collega’s, niet tegen het management. De ene reorganisatie is nog niet voltooid of de volgende komt er alweer aan. Veel projecten worden maar half gedaan, afspraken worden niet nagekomen.  Multitasken is de norm. Tijdens vergaderingen zit bijna iedereen ook op de smartphone te kijken. Het is doodnormaal om een collega te storen tijdens zijn werk om even iets te vragen. De telefoon moet meteen worden opgenomen, mails op korte termijn beantwoord. We zijn met zijn allen Druk.

Nooit meer te druk

Tony Crabbe beschrijft in zijn bestseller “Nooit meer te druk” dat Druk zijn het kernprobleem is van veel moderne organisaties. Ik onderschrijf dat. Het is een groot probleem, waar zowel de bedrijfsresultaten als het welzijn van de werknemers zeer onder lijden.

Een cultuur van Druk zijn werkt als volgt. In een organisatie worden nauwelijks prioriteiten gesteld. Het ene project loopt nog en het volgende wordt alweer gelanceerd. We zeggen geen nee. Alle medewerkers proberen zoveel mogelijk bordjes in de lucht te houden:

  • Er is het lopende werk;
  • Daarnaast project- en werkgroepen;
  • Opleidingen en netwerkbijeenkomsten;
  • Vervangen van een zieke collega.

En natuurlijk lukt het dan niet om alle afspraken op tijd na te komen, een uitstekende kwaliteit te leveren, alle goede voornemens die in de opleiding worden gemaakt toe te passen, alle targets te halen. Maar dat is geen enkel probleem.  Daarvoor krijg je in je organisatie alle begrip. Je hebt toch je best gedaan? Je was toch Druk? Druk zijn is in veel organisaties een uitstekend alibi voor het niet behalen van resultaten, het niet nakomen van afspraken en matig presteren. Druk zijn is in de meeste organisaties ook veel gemakkelijker dan prioriteiten stellen. Want bij prioriteiten stellen hoort nee zeggen, grenzen stellen en conflicten aan gaan.

Drie tips

Voor wie minder druk wil zijn, heb ik drie tips:

  1. Prioriteiten

In veel organisaties is het hoog tijd om het conflict wel aan te gaan. Bij de meeste woningcorporaties werken minder mensen dan voorheen. Het aantal fulltimebanen is in de afgelopen vijf jaar gedaald van 28.000 naar 23.000, terwijl de hoeveelheid werk is toegenomen. Dus een goed gesprek over wat doen we nog wel, wat we doen we niet, wat doen we nu en wat doen we later, is op zijn plaats. Maar ook voor de medewerker is het stellen van de juiste prioriteiten in het werk van groot belang. Nog altijd valt me op dat medewerkers die belast zijn met overlastproblematiek, een fors deel van hun tijd bezig zijn met klachten over leef geluiden en last, zoals roken, spelende kinderen en blaffende hondjes. Tegelijkertijd wordt de zeer ernstige overlast vaak niet opgemerkt en niet aangepakt. Want vaak durven omwonenden daarover niet officieel te klagen.

  1. Anticiperen

Anticiperen vraagt vooral om tijd om rustig na te kunnen denken om met een paar slimme acties problemen te voorkomen. Een kenmerk van Druk zijn is juist dat de waan van de dag regeert en rustig nadenken wordt gezien als lanterfanten. Door deze korte termijn focus reageert de organisatie niet adequaat op ontwikkelingen en ontstaan problemen die gemakkelijk kunnen worden voorkomen. En achteraf problemen oplossen kost altijd meer tijd en geld dan aan de voorkant voorkomen.

Een duidelijk voorbeeld hiervan is de problematiek rondom verwarde personen. Eind 2013 was al bekend dat er een forse toename was te verwachten van huurders met problematiek. De meeste corporaties deden hier helemaal niets mee. Nu zien dat we dat als gevolg van het passend toewijzen er een concentratie van problematiek in bepaalde complexen is ontstaan. Branchevereniging Aedes constateert in 2017 dat er sprake is van een enorme toename is van overlast, wanbewoning en agressie door personen met verward gedrag.

  1. Beperk Multitasken

De experts zijn het eens. Mensen kunnen niet goed multitasken. Wie meerdere dingen tegelijk wil doen is veel minder productief en de kwaliteit van geleverde werk is veel minder. Als je productief wilt zijn, zorg er dan voor dat je ongestoord kunt werken aan één taak tegelijk. Gelukkig gaat dit in veel organisaties wel goed: Zo zijn er vaak stilteplekken en mogelijkheden om thuis te werken. Toch geeft nog altijd de helft van de woonconsulenten aan dat in hun organisatie er niet af nauwelijks mogelijkheden zijn om ongestoord te kunnen werken. Ook is het in veel organisaties not done om enkele uren niet bereikbaar te zijn. Maar wie productief wil zijn en kwaliteit wil leveren, doet er juist goed aan de smartphone weg te leggen en de deur dicht te doen.

Conclusie:

Een professional die de goede dingen wil doen, doet er goed aan te stoppen met Druk zijn. Het levert in het begin gedoe op, maar het levert veel op. Want een organisatie die niet kiest voor Druk zijn is een organisatie die kwaliteit levert, realistische verwachtingen schept, afspraken nakomt en waar het prettig werken is.